GE RU

დოკუმენტბრუნვა

RS:დოკუმენტბრუნვა                                                

 

კანცელარია    |  BPM    |   ელექტრონული ხელმოწერა    |   საქმისწარმოება

 

ახალი პროგრამული პროდუქტი "RS:დოკუმენტბრუნვა 8" უზრუნველყოფს  კომპანიის შიდა და ოფიციალურ  დოკუმენტებთან მუშაობის სრული ციკლის ავტომატიზაციას, ასევე ელექტრონული და საქაღალდე დოკუმენტბრუნვის აღრიცხვას.

 

"1C:დოკუმენტბრუნვა 8"-ის ეფექტური გამოყენება შესაძლებელია როგორც სახელმწიფო ორგანიზაციებში, ასევე კერძო კომპანიებში. ორგანიზაცია შეიძლება იყოს როგორც ჰოლდინგური - დიდი რაოდენობის მომხმარებლებითა და სტრუქტურული ერთეულებით, ასევე მცირე ზომის, ერთი სტრუქტურული ერთეულით. სხვადასხვა მასშტაბისთვის განკუთვნილია პროგრამის ორი განსხვავებული ვერსია, რომელთა ფასებიც მოცემულია ზემოთ.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

როგრამული პროდუქტი დოკუმენტბრუნვის აღრიცხვის ავტომატიზაციის, თანამშრომლების ურთიერთდაკავშირების, შესრულების დისციპლინის კონტროლისა და ანალიზის  კომპლექსურად გადაწყვეტის შესაძლებლობას იძლევა:

 

  • დოკუმენტების ცენტრალიზებული უსაფრთხო შენახვა

  • ოპერატიული წვდომა საჭირო დოკუმენტებთან მომხმარებელთა დაშვების უფლებების გათვალისწინებით

  • შემომავალი და გამავალი დოკუმენტების რეგისტრაცია

  • დოკუმენტების დათვალიერება და რედაქტირება

  • დოკუმენტების ვერსიების კონტროლი

  • დოკუმენტების სრულტექსტიანი ძებნა მათი შინაარსის მიხედვით

  • ნებისმიერი ტიპისა და ფორმატის დოკუმენტებთან მუშაობა: MS ოფისის დოკუმენტები, ტექსტები, გამოსახულებები, აუდიო-ვიდეო ფაილები,  პროექტირების სისტემის დოკუმენტები, არქივები, აპლიკაციები და ა.შ.

  • მომხმარებელთა კოლექტიური მუშაობის ორგანიზება და აღრიცხვა დოკუმენტების დადასტურების, შეთანხმებისა და შესრულების კონტროლის დროს

  • დოკუმენტების მარშრუტიზაცია; შესაძლებელია განსხვავებული ტიპის დოკუმენტებისთვის განსხვავებულად აწყობა

  • შესრულების დისციპლინის კონტროლი და ანალიზი

  • დოკუმენტების ავტომატიზირებული ჩამოტვირთვა პირდაპირ ელექტრონული ფოსტიდან ან სკანერიდან

  • თანამშრომლების სამუშაო დროის აღრიცხვა და კონტროლი

 

პროგრამაში შესაძლებელია ერთდროულად მრავალი მომხმარებლის მუშაობა, როგო შიდა ქსელის, ასევე ინტერნეტის საშუალებით, მათ შორის ვებ ბრაუზერის გამოყენებით.

 

დოკუმენტებთან მუშაობა

ყველა დოკუმენტს გააჩნია სააღრიცხვო-სარეგისტრაციო ბარათი. ბარათის რეკვიზიტები (ანალიტიკური ველები) შეესაბამება დოკუმენტბრუნვის აღრიცხვის საერთაშორისო და ქართული საგადასახადო სტანდარტის მოთხოვნებს.

 

შიდა დოკუმენტების რეგისტრაცია

ცნობარი "შიდა დოკუმენტები" განკუთვნილია თქვენი ორგანიზაციის შიდა დოკუმენტებთან სამუშაოდ და მათ შესანახად. 

ყველა შიდა დოკუმენტი ინახება საქაღალდეებში (ფოლდერებში), რომელთა სტრუქტურა შეიძლება დაფორმირდეს და შეიცვალოს კომპანიის ორგანიზაციული სტრუქტურის ან თავად დოკუმენტების ტიპების შესაბამისად. თითოეულ საქაღალდეზე ყენდება უფლება მომხმარებლებისთვის ან მომხმარებელთა ჯგუფებისთვის შემდეგი ქმედებების შესასრულებლად: წაკითხვა, დამატება, რედაქტირება და წაშლა.

 

 

შიდა დოკუმენტის სასიცოცხლო ციკლი "RS:დოკუმენტბრუნვა"-ში შემდეგი სტადიებისგან შედგება:

 

  • შექმნა
  • შეთანხმება
  • დადასტურება
  • შესრულება
  • საქმეში ჩაწერა

 

თითოეული შიდა დოკუმენტი შეიძლება ერთი ან რამდენიმე განსხვავებული ფორმატის მქონე ფაილისგან შედგებოდეს. აღნიშნული ფაილებისთვის მხარდაჭერილია კოლექტიური რედაქტირების, ვერსიონირებისა და სრულტექსტოვანი ძებნის მექანიზმები. მხარდაჭერილია სარეგისტრაციო ნომრების ავტომატური დაგენერირების ლოგიკის (პრინციპის) აწყობა მომხმარებლის მიერ.

თითოეულ შიდა დოკუმენტს გააჩნია სააღრიცხვო-სარეგისტრაციო ბარათი.

 

 

 

RS:დოკუმენტბრუნვა შემომავალი და გამავალი კორესპონდენციის აღრიცხვის შესაძლებლობას იძლევა, ამასთანავე ხორციელდება კომპლექსური პრინციპით სარეგისტრაციო ნომრების ავტომატური გენერაცია.

დოკუმენტების რეგისტრაცია ქართული კანონმდებლობის მოთხოვნებისა და საქმის წარმოების წესის მიღებული სტანდარტების შესაბამისად ხორციელდება.

დოკუმენტების რეგისტრაცია მხარდაჭერილია შემდეგი პროცესებით:

 

  • დოკუმენტების განხილვის პროცედურა და შემდგომ მათი კონტროლზე აყვანის ავტომატიზაცია

  • შემსრულებლების შეტყობინებები (ამოცანების („თასქების“) დონეზე)

  • დოკუმენტების შესრულების რეგლამენტებული ვადების კონტროლი

  • დოკუმენტების მიღებასა და შესრულებაზე ანგარიშების ფორმირება - ვადაგადაცილებული დოკუმენტების კონტროლი

 

თითოეულ დოკუმენტს გააჩნია სააღრიცხვო-სარეგისტრაციო ბარათი.

 

შემომავალი და გამავალი დოკუმენტები ავტომატურად უკავშირდება ერთმანეთს მიმოწერის ჯაჭვში. ჯაჭვის გაშიფვრა შესაძლებელია როგორც შემომავალი და გამავალი დოკუმენტების ბარათებიდან, ასევე კორესპონდენტის ბარათიდან. გათვალისწინებულია შემომავალი და გამავალი დოკუმენტების რეგისტრაცია, რომელთა ადრესატები არა მხოლოდ იურიდიული პირები, არამედ უბრალო მოქალაქეებიც არიან.

 

გათვალისწინებულია დამატებითი რეკვიზიტების (ანალიტიკური ველების) აწყობა შემომავალი და გამავალი დოკუმენტებისთვის სისტემის გამორთვის გარეშე. რეკვიზიტების მინიჭება შესაძლებელია დოკუმენტების ტიპების მიხედვით. თითოეული დოკუმენტის ბარათის აწყობა შესაძლებელია ისე, რომ მასზე გამოჩნდეს სტანდარტული და დამატებითი რეკვიზიტების მხოლოდ საჭირო კრებული.  

 

 

 

ფაილებთან მუშაობა

ფაილები საჭიროა იმ ინფორმაციის აღრიცხვის, შენახვისა და დამუშავებისთვის, რომელიც თავს იყრის ორგანიზაციის ყოველდღიურ ცხოვრებაში, მათ შორისაა კალკულაციები, საპროექტო ფაილები, განხილვებისა და შეხვედრების შედეგები, გამოკვლევები, კომენტარები, პროექტირების სისტემის ფაილები, საცნობარო მასალები და ა.შ.

 

"RS:დოკუმენტბრუნვა" ნებისმიერი ტიპის ფაილთან მუშაობის შესაძლებლობას იძლევა. გათვალისწინებულია ფაილების შაბლონებიდან ავტომატური გენერაციის ფუნქცია, რაც დოკუმენტბრუნვის სტანდარტიზაციას უწყობს ხელს და ორგანიზაციის თანამშრომლებს ტიპური დოკუმენტების შექმნის პროცესს უმარტივებს. ფაილები ინახება საქაღალდეების სტრუქტურის სახით.

 

 

 

ფოლდერების სტრუქტურის შექმნის მიდგომები

  • ორგანიზაციული სტრუქტურის შესაბამისად (მაგ.: ადმინისტრაცია, ბუღალტერია, გაყიდვების სამსახური და ა.შ.)

  • ფაილების თემატიკის მიხედვით (მაგ.: გეგმები, კალკულაციები, გამოკვლევები, სარეკლამო მასალები, საპროექტო დოკუმენტები და ა.შ.)

  • დაშვების უფლებების მიხედვით (მაგ.: საერთო, კონფიდენციალური)

  • და სხვ.

დოკუმენტების შენახვა და დაშვების უფლებები

  • პროგრამაში "1C:დოკუმენტბრუნვა" შიდა დოკუმენტები და ფაილები ინახება ფოლდერული სტრუქტურით, დაშვების უფლებების გათვალისწინებით.

  • სისტემის ადმინისტრატორს ან უფლებამოსილ მომხმარებელს შეუძლია თითოეულ ფოლდერზე დაშვების უფლების განსაზღვრა კონკრეტული მომხმარებლისთვის ან მომხმარებელთა ჯგუფისთვის, დაშვების უფლებები მშობელი ფოლდერებიდან შვილობილ ფოლდერებზეც ვრცელდება.

  • შესაძლებელია როგორც დამშვები, ასევე ამკრძალავი უფლებების დაყენება, რაც უსაფრთხოების პოლიტიკის ადვილად და ეფექტურად განხორციელების შესაძლებლობას იძლევა.

 

 

დაშვების უფლებების განსაზღვრა ასევე შესაძლებელია დოკუმენტის ტიპის, გრიფის ან დოკუმენტის რომელიმე კონკრეტულ მომხმარებელზე, კორესპონდენტზე, ფიზიკურ პირზე მიკუთვნების მიხედვით.

 

სკანირება

პროგრამაში "RS:დოკუმენტბრუნვა" გათვალისწინებულია შემომავალი, გამავალი, შიდა დოკუმენტებისა და ფაილების ავტომატური ჩატვირთვა სკანერიდან, ინტერფეისით TWAIN. მხარდაჭერილია ფაილების სახელების ავტომატური გენერაცია სკანირების დროს.

 

 

ელექტრონული ფოსტა

პროგრამა ინტეგრირებულია ელექტრონულ ფოსტასთან, შესაბამისად, შესაძლებელია ნებისმიერი დოკუმენტისა და ფაილის გაგზავნა ელექტრონული ფოსტით პირდაპირ პროგრამიდან. ასევე, გათვალისწინებულია შემომავალი და შიდა დოკუმენტების ჩამოტვირთვა ელექტრონული ფოსტიდან პირდაპირ "RS:დოკუმენტბრუნვაში."

 

 

დათვალიერება, რედაქტირება და ვერსიების კონტროლი

ფაილების დათვალიერებისა და რედაქტირებისთვის პროგრამა იყენებს ლოკალურად მომხმარებელთა კომპიუტერებზე დაინსტალირებულ შესაბამის აპლიკაციებს (მაგ.: MS Word, Excel, Adobe PDF და ა.შ.).

 

ფაილებთან ყოველდღიური მუშაობა ხორციელდება პირდაპირ "სამუშაო მაგიდიდან" - მომხმარებელი პირდაპირ ხედავს რედაქტირების პროცესში მყოფ ფაილებს, შეუსრულებელ ამოცანებს ("თასქებს"). ასევე, გათვალისწინებულია მომხმარებლის მიერ "სამუშაო მაგიდის" აწყობა მისი შემადგენელი ელემენტების წაშლის, დამატებისა და ფორმის შეცვლის შესაძლებლობით.

 

"1C:დოკუმენტბრუნვა" უზრუნველყოფს მომხმარებელთა წვდომას ფაილებთან, მათი მხოლოდ დათვალიერების ან რედაქტირების შესაძლებლობით. ფაილების ბლოკირების მექანიზმის წყალობით გამორიცხულია კონფლიქტისა და შეცდომების ალბათობა ერთდროული რედაქტირების შემთხვევაში. ფაილში შეტანილი ცვლილებების დამახსოვრების დროს ბაზაში ავტომატურად იქმნება ფაილის ახალი ვერსია, ავტორის, ვერსიის ნომრის, შექმნის თარიღისა და დროის მითითებით. შესაძლებელია პირდაპირ ფაილის ბარათიდან შექმნილი ვერსიების დათვალიერება, არასაჭირო ვერსიების წაშლა და აქტიური ვერსიის შეცვლა. პოპულარული ფორმატის ფაილებისთვის (doc, rtf, html, txt, odt) მხარდაჭერილია ვერსიების შედარების ფუნქციონალი Microsoft Word-ისა და OpenOffice.Org Writer-ის შესაძლებლობების გამოყენებით.

 

 

ბიზნეს-პროცესები და მომხმარებელთა მუშაობა

 

პროგრამაში "RS:დოკუმენტბრუნვა" დოკუმენტებთან კოლექტიური მუშაობა რეალიზებულია შემდეგ ბიზნეს პროცესებში:

 

განხილვა: დოკუმენტი განსახილველად ხვდება ხელმძღვანელთან და მისი რეზოლუციის შემდეგ ბრუნდება ავტორთან.

 

შესრულება: დოკუმენტი შესასრულებლად გადაეცემა ყველა საჭირო მომხმარებელს და კონტროლზე რომელიმე კონკრეტულ მომხმარებელს, საშემსრულებლო დისციპლინის დასაცავად. შესაძლებელია დამატებით რომელიმე მომხმარებლის პასუხისმგებელ პირად მითითება. 

 

შეთანხმება: ამ ბიზნეს პროცესის ფარგლებში დოკუმენტები შესათანხმებლად თავს იყრის მითითებულ კორესპონდენტებთან. ამის შემდეგ კი უკან უბრუნდება ბიზნეს პროცესის ინიციატორს შეთანხმების შედეგების გასაცნობად.

დამტკიცება: დოკუმენტი დასამტკიცებლად ხვდება პასუხისმგებელ პირთან და შემდეგ უბრუნდება მის ავტორს დამტკიცების შედეგის გასაცნობად.

რეგისტრაცია: დოკუმენტი ხვდება კანცელარიის თანამშრომელთან და მდივანთან რეგისტრაციის ნომრის მისანიჭებლად, დასაბეჭდად და კორესპონდენტთან გასაგზავნად.

 

გაცნობა: ამ ბიზნეს პროცესის დახმარებით საჭირო დოკუმენტი გასაცნობად ეგზავნება სიით გათვალისწინებულ ყველა მომხმარებელს.

 

დავალება: აღნიშნული ბიზნეს პროცესით შესაძლებელია თანამშრომლებისთვის დავალებების მიცემა და შემდგომში მათი შესრულების კონტროლი.

 

შემომავალი დოკუმენტის დამუშავება: ეს ბიზნეს პროცესი ახდენს შემომავალი დოკუმენტის დამუშავების მთელი ციკლის ავტომატიზაციას - განხილვა, შესრულება, საქმეში ჩაწერა.

გამავალი დოკუმენტის დამუშავება: ეს ბიზნეს პროცესი ახდენს გამავალი დოკუმენტის შექმნის მთელი ციკლის ავტომატიზაციას - შეთანხმება, დამტკიცება, რეგისტრაცია.

 

 

გათვალისწინებულია დავალებების გაცემა არა მხოლოდ კონკრეტული მომხმარებლების, არამედ როლების მიხედვითაც. ასე მაგალითად, დოკუმენტის დასამტკიცებლად გაგზავნა შესაძლებელია როლთან "დირექტორი" და პროგრამა ავტომატურად გაგზავნის შესაბამის დავალებას იმ მომხმარებელთან, რომელიც მოცემულ მომენტში დირექტორის როლს ითავსებს ან თავად დირექტორთან. მკაცრი მარშრუტიზაციის უზრუნველსაყოფად გათვალისწინებულია ბიზნეს პროცესების მარშრუტების შაბლონების აწყობა თითოეული დოკუმენტის სახეობისთვის.

სახელი/გვარი

ტელეფონი

სამუშაო/პროფესია

ელ-ფოსტა